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Gestión del tiempo: La Matriz Eisenhower

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En muchos de los libros sobre gestión del tiempo, dirección estratégica, organización de recursos humanos se dedica un capítulo a la Matriz de Eisenhower. Se trata de un diagrama en el que deben clasificarse las tareas según su urgencia e importancia para después decidir cómo proceder.

matriz eisenhower

Como puede verse en el diagrama, el objetivo es hacer de inmediato aquellas tareas que son importantes y urgentes, y posponer o simplemente dejar de hacer aquellas que no son ni una cosa ni la otra.  Esto parece una tontería pero si os paráis a pensar en la cantidad de cosas que hacemos a lo largo de nuestra vida y que no nos aportan nada porque no son importantes, o aquellas otras a las que damos prioridad sin que sean urgentes nos sorprenderíamos. Así pues:

objetivo1 No perder tiempo

Pero, ¿qué ocurre con las tareas urgentes pero no importantes? En los ámbitos de trabajo y cuando este diagrama se dirige a directivos, la solución que se propone es delegar esa tarea a otra persona.  Sin embargo cuando en el trabajo no tienes personas a tu cargo, o cuando pensamos en otras tareas no profesionales (casa, hijos, etc) no siempre tenemos esa opción. Lo ideal sería poder repartir estas tareas con tu compañero, si tienes, o bien encontrar la forma de hacerlas sin dedicarles mucho tiempo. Al fin y al cabo si no son tan importantes no deberían consumirnos demasiados recursos!

objetivo2 No soy superwoman

Una cuestión interesante aparece cuando pensamos en tareas importantes pero que  no son urgentes. En este caso tenemos que planificar cuándo haremos estas tareas a medio o largo plazo. Tenemos que buscar un hueco para hacerlas antes de que se conviertan en urgentes. Como son tareas que no corren prisa (y además son importantes) podemos (y debemos) aprovechar para investigar, formarnos y prepararnos (si hablamos de trabajo) o bien para buscar el momento más adecuado para poder dar lo mejor de nosotras mismas si nos referimos a tareas más personales. Lo que trato de decir es que las tareas que son importantes y no corren prisa nos brindan una oportunidad estupenda para crecer tanto en el ámbito personal y profesional a través de la formación y la creatividad. (Cuando tenemos que terminar un trabajo con prisas casi ni nos da tiempo a pensar en cómo hacerlo así que mucho menos en aprender cosas nuevas, y si además estamos estresados la creatividad tiene poco espacio para aparecer…). En este caso yo os recomiendo que utilicéis un planificador de tareas como el que os enseñé AQUÍ y le pongáis nombre y apellidos a todo aquello que tenéis que hacer a largo plazo y que es importante y que defináis cuándo y cómo vais a hacerlo a fin de cumplir vuestros objetivos. Así que ya sabes:

objetivo2 Planificar

Sin embargo, este método parece a priori poco práctico porque lo cierto es que la clave de la cuestión es precisamente la clasificación de las tareas en importantes o no y la estimación objetiva de la urgencia de las mismas. Parece que de forma intuitiva todos tendemos a hacer primero aquello que es urgente e importante y dejamos para el final lo que no es importante ni urgente. Cuando no actuamos de esta manera el problema reside en que no hemos dado la importancia necesaria a las tareas que sí lo eran y hemos priorizado aquellas que o bien no eran tan importantes como creíamos o no tan urgentes, o bien que nos hemos dejado llevar totalmente por la urgencia sin atender a la importancia de la tarea.

Esta especie de trabalenguas podría resumirse en la siguiente pregunta:

importante urgente

Una forma de determinar la urgencia de una tarea es identificando las consecuencias de no llevarla a cabo de inmediato. Una tarea será más urgente cuando el no realizarla a tiempo nos suponga un coste personal (o profesional) elevado. Sin embargo hay que tener cuidado con esta cuestión, tenemos que aprender a decir no a supuestas tareas urgentes que en realidad lo único que hacen es robarnos nuestro tiempo. Aquí un poco de trabajo de autoanálisis para decidir qué o quién nos quita tiempo de forma absurda…

Determinar la importancia de una tarea es todavía más crucial. Una forma de hacerlo puede ser analizando si la realización de esa tarea nos acerca o no a los objetivos que nos hemos marcado, a las metas que queremos conseguir. Estaría claro entonces que las tareas importantes son aquellas que nos acercan a nuestro objetivo profesional o personal y por tanto son las que tendríamos que planificar con antelación y dedicar la mayor parte de nuestros recursos y priorizar ante cualquier otro obstáculo.

Dicho esto, os toca a vosotros reflexionar sobre en qué cosas perdéis el tiempo, cuáles son los objetivos que queréis conseguir y por tanto cuáles son las tareas importantes para ello, y qué tareas os empeñáis en hacer creyéndoos superwoman y que podéis delegar o a las que podéis dedicar menos recursos.

Os animo a que compartáis vuestra experiencia!!!

3 pensamientos en “Gestión del tiempo: La Matriz Eisenhower

  1. Que interesante el diagrama ese, jeje, ahora el kit de la cuestión está en lo de siempre saber delegar o dejar algo no importante, en lugar de creernos superwoman y empezar a hacer lo que sea en horas de dormir o apartando cualquier otra actividad, hummm no es fácil
    Besote!!!

  2. Hola Gracia,
    Me parece muy interesante tu post y si me permites me gustaría compartirlo en el blog del AMPA donde escribo para muchas familias. Te importaría?

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